A IMPORTÂNCIA DA FERRAMENTA 5W2H PARA UMA BOA GESTÃO

Você sabe o que é a ferramenta 5W2H? É uma ferramenta utilizada por empresas e pessoas para facilitar o controle e planejamento de ações, atividades e projetos. Quando uma empresa ou equipe trabalha com um cenário de muitas atividades, ações e até mesmo rotinas, é ideal que tenha alguma ferramenta para não perder o controle dos afazeres. É nesse momento que entra a ferramenta 5W2H! Essa ferramenta é uma sigla em inglês, que significa:

What? – O que deve ser feito?

Where? – Onde deve ser feito?

Who? – Quem é o responsável?

Why? – Por que deve ser feito?

When? – Quando deve ser feito?

How? – Como deve ser feito?

How much? – Quanto vai custar?

Essas sete perguntas devem ser respondidas sempre antes de iniciar uma nova ação ou atividade e são muito importantes para que toda a equipe esteja alinhada com o andamento das ações ou atividades propostas.

What? – Essa pergunta deve ser respondida com o que deve ser feito, o escopo da atividade (Exemplo: Entregar panfletos, Visitar escolas infantis, etc.)

Where? – Aqui deve ser mostrado os locais, podem ser físicos ou não, em que a ação será exercida (Exemplo: Parques, shoppings, mídias sociais, etc.)

Who? – Esse item é muito importante, deve ser colocado o nome da(s) pessoa(s) responsáveis (Exemplo: Maria, Maria e João, etc.)

Why? – Nesse momento são listados todos os benefícios que a ação pode gerar, são os verdadeiros motivos da ação estar acontecendo (Exemplo: Buscar mais alunos, Exposição da marca, etc.)

When? – Aqui deve ser inserido o período de vigência da ação ou então a data limite da atividade (Exemplo: Mês de outubro, 15 de setembro, etc.)

How? – Essa é a etapa mais descritiva, onde será listado de forma bem detalhada todas as etapas envolvidas no processo (Exemplo: Ligar para colégios, Agendar reunião, etc.)

How much? – Nesta ocasião devem ser incluídos todos os custos que a operação irá acarretar, desde material de escritório até o custo extra com funcionários para a ação (Exemplo: R$ 100,00, etc.)

Em um primeiro momento, ela pode parecer simples demais, ou muito fácil de ser elaborada. E ela realmente é! No entanto, os benefícios que ela proporciona, quanto à organização e comunicação, são de extrema valia. Esta é uma ferramenta muito utilizada pela Escolinha Guga, clicando e baixando aqui você pode ver como estruturamos a nossa própria ferramenta 5W2H.

Atenção! Não adianta preencher a planilha e nunca mais fazer uso da mesma. A continuidade é vista como essencial para garantir um bom funcionamento da ferramenta! Além disso, é muito importante que todos da equipe estejam alinhados quando aos acontecimentos e avanços obtidos nas ações. Por que não imprimir a planilha, depois de preenchida, e colar em algum lugar visível a todos da empresa? Talvez essa simples atitude possa facilitar a comunicação de todos, o que você acha?

Esperamos ter ajudado vocês! Qualquer dúvida a própria internet é uma boa ferramenta para encontrar materiais mais aprofundados sobre esse assunto! E, claro, também estamos à disposição, pode enviar um e-mail pra gente!